Jueves, 22 de Octubre del 2020
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10 claves que impulsarán la Factura Electrónica en el Perú

Publicado el 11/04/15

Perú,  09 de Abril del 2015.- Hay diversos modelos de desarrollo de la factura electrónica como la cantidad países, afirma Seres, multinacional francesa líder global en el intercambio electrónico de documentos.  “La razón -explica Carlos Velamazán, director de Seres para Latam-, es que se trata de un sistema que normalmente se ha impulsado desde los poderes públicos y cada Gobierno ha creado un modelo a su medida, con algunas similitudes pero diferente en esencia”.

Según Velamazán con la factura electrónica no ocurre lo que normalmente pasa en otros ámbitos de las TIC, “donde se aprovechan las experiencias de terceros para mejorar el sistema”. Para evitar los problemas derivados de este individualismo, Seres, a partir sus miles de experiencias exitosas en decenas de países, ha identificados 10 claves que permite que el despliegue de la factura electrónica en el Perú sea una experiencia positiva para todos los actores que intervienen en su funcionamiento.

Este es el decálogo de la Factura Electrónica

1 – Asumir la particularidad del proyecto: La Factura y el EDI no sólo deben centrarse en cubrir las necesidades internas de una determinada entidad. Deben abordarse como un proyecto en conjunto con los socios comerciales y de negocio afectados, principalmente proveedores y clientes, aunque es común añadir otras figuras como empleados, accionistas, gobierno…

2 – Todos los factores deben tener total solución. Un buen proyecto de intercambio de documentos debe dar una solución completa a los cuatros factores más importantes de la relación: el rol del emisor, el del receptor de los documentos, el mensaje y la información contenida, y el contexto, es decir, la relación entre los participantes y como hacer llegar el documento de forma óptima.

3 – Determinar los motivos reales para poner en marcha el proyecto. Hay cuatro principales. El primero es estratégico y su objetivo es hacer a la organización más competitiva y potente. El segundo surge de la sumisión que asumen los socios de negocio de las entidades que ponen en marcha proyectos de intercambio de documentos. El tercero es impositivo, vinculado directamente a los Gobiernos, donde justifican el proyecto por factores recaudatorios. El último tiene un carácter excepcional y busca relacionar el proyecto con otros factores como puede ser el medioambiental.

El primero premia la optimización de procesos y el ahorro de costes, ejes para una gestión moderna y ágil.

En el segundo, la obligatoriedad lleva a muchas entidades a tomar una decisión precipitada para “salir del paso”, que les impide disfrutar de las ventajas de un proyecto definido como estratégico para el negocio.

El tercero se mejora el control administrativo y de gestión de la fiscalidad del país pero deja a los obligados dedicando recursos solamente en cumplir con el requisito.

El cuarto sirve para sumar la iniciativa a un proyecto mayor, en la mayoría de los casos oculto para el público general, como puede ser trasladar al mercado su compromiso con el medioambiente…

4 – El emisor y receptor son esenciales para el éxito del proyecto. Su empresa debe sumar al proyecto a todos los posibles intervinientes: clientes, proveedores, acreedores, empleados, etc.  Y cada uno tiene su papel. De nada sirve tener el mejor caballo si hace la carrera en solitario. Hay diferentes roles:

El protector. Facilita una solución gratuita para que sus socios de negocio hagan su cambio más fácilmente y asesora, sobre todo los más pequeños, para que comprendan la situación y sus beneficios.

El opresor. Impone una solución a la que hay adaptarse en unas condiciones que, a veces, rozan la ilegalidad y donde se fomenta la falta de interoperabilidad. Esta situación crea tensión, incomodidad y enturbia la relaciones. Resulta insostenible a largo plazo.

El facilitador. Promueve el cambio sin traumas. Asume todo la responsabilidad para que sus socios sigan trabajando igual en un entorno donde el papel cohabita con lo electrónico. A medio plazo funciona pero finalmente resulta rígida y costosa.

El pragmático. Informa a los socios del cambio como algo inevitable y que facilita una gestión más eficiente, donde todos ganan. Propone un amplio abanico de posibilidades que se adaptan al nivel tecnológico y situación de cada uno. Su mensaje es claro: cuanto antes hagas el cambio mejor para tu negocio y la relación.

5  – Inicie su proyecto con la factura. La factura es un documento dinamizador. Hay que prestar atención a lo esencial, la gestión de su contenido y la visibilidad de los pasos en su gestión (trazabilidad). Es el tipo documento preferido para la puesta en marcha de un proyecto de intercambio electrónico de documentos porque:

Es un documento bisagra.  Está entre la cadena de suministro y la financiera. Por lo que tiene diverso interés y necesidad según el áreas en la entidad que lo trate.

Tiene un uso fiscal. Soporta impuestos y, por lo tanto, es esencial para la inspección tributaria.

Es un justificante. Sirve para evidenciar una relación comercial, de prueba para un juicio, justificación para una subvención…

Permite su proceso digital. Contiene información que, si está estructurada, puede ser tratada  de manera automatizada, ahorrando tiempo y dinero.

No hay que olvidar que el principal valor de una factura es su contenido, al que se le añade la información del estado de la factura, que sustenta la base de su éxito. Conocer el estado de una factura de forma automática, si se ha recibido, abierto, tratado, rechazado y su motivo… es vital para implicar al mayor número de socios partners.

La integración de su información en los sistemas de gestión de la empresa ofrece visibilidad “en vivo”, de su situación financiera respecto a la deuda comercial, ratio de pagos, nivel de morosidad, situación de la tesorería a corto plazo, etc. algo de vital para la toma de decisiones en cualquier empresa.

6 – Asuma su proyecto y benefíciese del cambio. La factura electrónica es sinónimo de importantes ahorros. Sus beneficios son mayores cuanto más se emitan y/o reciban y mayor sea su dispersión geográfica. Esto no quiere decir que no ofrezca beneficios cuando los volúmenes sean pequeños. En estos casos la principal razón del cambio está en la optimización y mejora de los procesos y de la gestión.

La factura electrónica tiene atributos inimaginables para el mismo documento en papel, como la posibilidad de verificar su integridad y la identidad del emisor.

7 – No empezar desde cero y evitar la falta de conectividad. Intercambiar documentos de forma electrónica implica conocer cómo hacer llegar las facturas a su destinatario. Si en el mundo físico es sencillo al utilizarse la dirección y un operador postal, en ámbito electrónico es necesario formar parte de redes de negocio interconectadas.

Por eso hay que evitar las “redes cerradas”, que sólo conecta a sus miembros. No existe una red que contenga todas las entidades, hay que tratar con muchas simultáneamente, y una red cerrada es como un callejón sin salida.

Comience su proyecto en una red que cuente con un buen número de interconexiones y de usuarios. Le permitirá no empezar el proyecto de cero y obtener resultados desde el primer minuto. El crecimiento de usuarios de la red y el aumento de conexiones con otras redes harán que su proyecto sea sostenible y rentable a largo plazo.

Evite los “portales” propios o minoritarios que hacen a los participantes ir a cada uno para gestionar sus documentos. Quizás sea una solución sencilla internamente pero descuida la realidad de sus socios de negocio.

8 – La seguridad tecnológica en su justa medida. Cuidado con el correo electrónico. Intercambiar documentos supone  que información sensible para su negocio, como precios pactados, proveedores, condiciones contractuales, nivel salarial… pueda salir a la luz. El correo electrónico es la tecnología más extendida y fácil de usar pero también la más insegura. ¿Cree que es oportuno enviar su información a través de un canal donde predomina el spam, la suplantación de identidades, etc.?

9 – Una tecnología completa. La solución tecnológica que elija será una parte importante de su proyecto. Es necesario contar con un servicio global, completo, que cuente con tecnología disponible según sus requisitos y los de sus socios, que ofrezca garantías a largo plazo, que aporte confianza y permita su evolución de forma ágil y que esté en uso. Además, no debe ser intrusiva ni obligar a cambiar la forma de hacer las cosas y, por supuesto, entendible, que no maree con tecnicismos y se adapte a las necesidades de todos los intervinientes.

10 – Puesta en marcha. La solución tecnológica no es lo único importante. Convencer, educar y facilitar el cambio es esencial para el éxito de su proyecto. Es necesario que tanto los participantes internos de la entidad como los externos, los socios de negocio, tengan claro:

  • Los beneficios tanto para su entidad como para sus socios.
  • Las fechas del cambio, que deben ser tajantes y respetadas con el calendario marcado.
  • Las necesidades especiales de información, donde se indique qué información especial o adicional es necesaria para la correcta gestión interna del documento.
  • Dónde y cómo enviar o recibir los documentos.

ACERCA DE Seres

Seres es líder europeo en el mercado de servicios de intercambio electrónico seguro de documentos desde hace más de 30 años. Cuenta con presencia en Latinoamérica desde hace 10 años y es un socio tecnológico para ayudar en la transformación digital priorizando en optimizar, automatizar y asegurar el intercambio de documentos electrónicos B2B, B2G y B2C.

Como filial de Docapost (Grupo La Poste) y Bull, Seres es un jugador importante en el mercado mundial de soluciones de gestión electrónica de documentos. Seres es un grupo internacional presente en Perú, Francia, España, Alemania, Portugal, México, Colombia, Ecuador, Argentina,  a través de sus socios, en Canadá, EEUU, Reino Unido, Bélgica, Suiza, Italia, etc.

Sus soluciones permiten la optimización de procesos de negocio y la automatización de los intercambios electrónicos de documentos en el que actúa como tercero de confianza.  Entre sus servicios destacan, SERES e-FACTURA®,  plataforma global de factura electrónica, SERESNET, servicios de intercambios EDI de uso imprescindible en sectores como el retail, automoción, sanidad, etc. y, VERIPOST, servicio de correspondencia electrónica certificada.

 

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