Jueves, 19 de Octubre del 2017
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Seguridad documentaria como herramienta de modernidad y de lucha contra la corrupción

Publicado el 10/08/17
  • Recurso tecnológico marca un antes y después en las empresas

Lima, 07 de agosto, 2017.- El Perú ya cuenta con un marco jurídico y técnico que otorga valor legal a los documentos físicos que se digitalicen y documentos electrónicos contenidos en páginas web, correos electrónicos, Facebook, WhatsApp, entre otros: Las microformas. La seguridad de contenidos, preservación en el tiempo, reducción de espacios de almacenamiento, mejor administración con celeridad y defensa ecológica son algunos beneficios de esta práctica que aún no es masiva en el país. Marco Benavente Cano, especialista, invoca practicarlo para generar una sociedad más segura y moderna. 

”Los últimos siniestros ocurridos en nuestro país, tales como inundaciones e incendios, traen consigo millonarias pérdidas en recursos, trabajo e información de años, entonces reflexionamos sobre la necesidad de implementar mecanismos que aseguren a las personas y al acervo documentario de toda institución”, dice Marco Benavente, quien además es gerente de Legal Pro Data, entidad dedicada a darle seguridad a la documentación y archivos corporativos de los sectores público y privado.

La práctica de la microforma también puede constituir un mecanismo de apoyo a la lucha contra la corrupción ya que muchas veces se ha perdido documentación contable y otros en sospechosos incendios para eliminar evidencias o malos manejos de parte de personal interno en las entidades.

“La labor del fedatario informático, el mismo que debe estar inscrito en un registro nacional especializado del Ministerio de Justicia, es la de un depositario de la fe pública en materia informática conforme al Decreto Legislativo Nº 681, Ley del Uso de Tecnologías Avanzadas en materia de generación, transmisión y archivo de documentos e información electrónica de entidades públicas y privadas; y de la Ley Nº 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, en términos de seguridad jurídico informática internacionalmente aceptados”, afirma.

Actualmente, hay entidades públicas y privadas que convierten su documentación física en microformas; en algunas instituciones como las financieras es obligatorio que la documentación física -principalmente títulos valores- sea convertida a microformas; sin embargo, el número de instituciones que no utilizan microformas todavía es elevado por lo cual su estado de conservación corre mayor riesgo de pérdida por eventos inesperados  o por vulnerabilidad inducida.

Con el avance de la tecnología, también se pueden generar microformas de la información digital de páginas web, cuentas de correo electrónico, Facebook o WhatsApp, preservando dichas imágenes frente a posibles amenazas de eliminación o pérdida. Asimismo, las microformas son válidas para cualquier revisión de orden contable o tributario, exámenes y auditorías. Además,  pueden ser presentadas como pruebas en procesos judiciales (civil, penal, laboral) y procedimientos administrativos.