Jueves, 18 de Abril del 2024 
Por: Marilia Rocca*
El concepto de Digital Workplace más que una tendencia, es ya una realidad. La expresión surgió a mediados de la década del 90, con las primeras intranets que, en un principio, eran apenas locales de consulta y acceso a contenido dentro de las empresas.
Desde entonces, el mundo pasó por diversos cambios, entre ellos, la forma de administrar el tiempo y de programar múltiples tareas cotidianas. Para entender el proceso de aceleración en el cual vivimos actualmente, basta pensar en cuán rápido se realiza cada transformación y demanda. Por ejemplo, iPhone surgió en 2007 y iPad hace apenas cinco años. Ambos son productos recientes que modificaron la rutina de millares de personas, ofreciendo movilidad y mejor manejo de sus actividades.
Así, con tecnologías mejoradas, fue posible hacer evolucionar la rutina también dentro de las empresas. La construcción de intranets, por ejemplo, a lo largo del tiempo, ganó nuevas funcionalidades y capas, volviendo al ambiente más integrado y flexible, capaz de promover la colaboración entre profesionales.
Sin embargo, para que las empresas se vuelvan aún más productivas, era necesario adecuarse a los nuevos comportamientos. Además de usar la tecnología como aliada en el día a día, se vislumbró la importancia de evolucionar y prepararse también para recibir a la generación de nativos digitales, profesionales que usan dispositivos móviles y aplicaciones de forma natural en su día a día y se sienten desamparados si fueran impedidos de usar tales herramientas en ambientes profesionales.
Con estos cambios, el trabajo pasó a ser diseñado no sólo por lo que se pretende entregar, sino también por el espacio donde sucede todo el proceso. O sea, la línea que separa las actividades profesionales y personales se volvió tenue.
En este sentido, Digital Workplace surge como un conjunto de tecnologías y prácticas que permiten trabajar de forma colaborativa y acceder a todas las aplicaciones necesarias, sea e-mail o sistemas de gestión como el ERP, de cualquier lugar (casa, oficina, calle, aeropuerto), a la hora que sea necesario y a partir de cualquier dispositivo móvil.
Con esto, el Digital Workplace no es un simple beneficio tecnológico, es una cuestión estratégica de negocio. La tecnología es parte principal del proceso, dado que hace viable el rápido acceso y la fácil recuperación de datos y contenidos, asociada a una gama de espacios colaborativos y de forma contextualizada.
Más que un concepto, el Digital Workplace representa una revolución en términos de productividad y agilidad, siendo un elemento esencial para cualquier empresa que quiera ser competitiva y saber gerenciar sus tareas en el mundo moderno. Por este motivo, la iniciativa de implementar el concepto de Digital Workplace no debe ser coordinada sólo por el área de TI, sino por toda la compañía, pasando por RH, legales y, en especial, con la adhesión de los gestores de todos los departamentos.
Integración, fácil acceso y movilidad son elementos esenciales en propuestas de Digital Workplace, pero no son los únicos. Las empresas que quieran optar por este nuevo modelo de trabajo precisan ofrecer a sus colaboradores otras facilidades de acceso como interface única, por la cual el colaborador realice apenas un login para acceder a todas las pantallas y aplicaciones que necesita en su día a día, además de la gestión fácil de procesos, documentos y de la comunicación. Por eso, la personalización máxima y una red social corporativa activa también son esenciales. Sólo así es posible potenciar búsquedas proactivas de informaciones y personas, promover integración con el ambiente físico y unificar la comunicación. Un “plus” en el proceso son los recursos de gamification, pues valorizan e identifican talentos, promoviendo un compromiso que ninguna intranet jamás soñó en ofrecer.
Con la adopción de un ambiente de trabajo digital es posible integrar diversos públicos y abrir espacios de participación e interacción entre colaboradores, pudiendo participar también a socios y clientes para discusiones en conjunto.
* Marilia Rocca es Chief Cloud and Platforms Officer de TOTVS
